Oft er um það rætt að mestu máli skipti að hafa eldtraustar, og hita- og rakastilltar geymslur til varðveislu gagna. Það má til sanns vegar færa, en oft er þó vanmetið að áhrifavaldar úr hinu ytra umhverfi geta ekki síður verið hættulegir fyrir varðveisluna. Þar má nefna ýmsar stjórnvaldsaðgerðir eins og flutninga, samruna og niðurlagningu stofnana, gjaldþrot fyrirtækja, einkavæðingu og tilfærslu verkefna frá ríkisgeiranum til einkamarkaðarins.

Breytingum á stofnunum fylgir oft að reynt starfsfólk hættir, nýir aðilar koma inn sem þekkja ekki fortíðina, rými í húsnæði er oft dregið saman við tilfærslur á starfsemi þannig að eldri gögnum þarf að koma í minni geymslur og niðurstaðan gæti orðið að henda gögnum í stað þess að koma þeim á söfn. Þessi umbreyting stjórnvalda er stöðugt í umræðu og framkvæmd, en hins vegar hefur ekki verið skipulagt nægjanlega vel hvernig bregðast eigi við þeim aðstæðum sem gjarnan koma upp varðandi gögn. Óskipuleg meðferð gagna eykur hættu á mistökum sem leiða til þess að mikilvægar heimildir geta farið forgörðum. Heildaryfirsýn á landsvísu er því nauðsynleg. Stjórnmálamenn hafa gjarnan frumkvæði að umræðu um flutning, samruna eða niðurlagningu stofnana og síðan fá starfsmenn ráðuneyta venjulega það hlutverk að fylgja ákvörðunum eftir. Dæmi um flutninga stofnana milli kjördæma hér á landi eru nokkur t.d. Skógrækt ríkisins, Landmælingar Íslands og Byggðastofnun. Við slíkar breytingar getur hvort tveggja gerst að eldri hluta skjalasafna sé pakkað niður (misítarlega skráðum) og skilað til Þjóðskjalasafns, eða að skjala- og gagnasöfn fari á nýjan stað í annað húsnæði, gjarnan með minni geymslum en áður, þar sem nýir starfsmenn sem þekkja hvorki sögu gagnanna né lög um skylduskil á skjölum, gætu fargað því sem þeim hentar án þess að gera sér grein fyrir samhengi ólíkra gagna. Þá eru nokkur innlend dæmi til um samruna stofnana, t.d. Hollustuvernd ríkisins, Náttúruverndarráð ríkisins og embætti veiðistjóra í Umhverfisstofnun og síðan Veðurstofu Íslands og Vatnamælingar Orkustofnunar sem færðar voru í nýja Veðurstofu Íslands. Í slíkum breytingaferlum hafa starfsmenn í ráðuneytum ekkert endilega og oftast nær ekki yfirsýn yfir gögn stofnananna. Sameiningar eða uppskiptingar eru keyrðar áfram og starfsemin flutt á milli húsa, en skil milli stofnana ekki kláruð alla leið. Áhugavert er að skoða tvö ólík dæmi í þessu sambandi, þ.e. um gagnamál þegar Íslenskar orkurannsóknir – ÍSOR voru færðar út úr Orkustofnun og síðan þegar Vatnamælingar voru fluttar frá Orkustofnun. Vandamálið um það hver átti hvaða gögn var skilið eftir óafgreitt hjá starfsmönnum og kom það í hlut þeirra að finna lausnir og semja þar um, sem hefur reyndar verið gert farsællega. Í fyrra tilfellinu var ákveðið að reka um tíma áfram sameiginlegan gagnagrunn, sem samræmdist ekki að margra mati sjónarmiðum um jafnræði og að allir eigi að sitja við sama borð gagnvart stjórnvaldi. Í því efni komu upp ýmsar flóknar spurningar um það hver ætti hvað, þegar grunninum var nokkrum árum síðar skipt upp og skilið endanlega á milli. Í síðara tilfellinu voru gerðir samningar um gögn, undirskrifaðir af öllum hlutaðeigandi, áður en endanlega var skilið á milli og því komu þar engin vandamál upp eftirá.

Einkaaðilum á Íslandi ber ekki lagaleg skylda til að varðveita landræn gögn og höfuðsöfnunum ber ekki skylda til að taka við efni frá einkaaðilum, þó um nákvæmlega sambærileg gögn sé að ræða og áður voru unnin hjá opinberum stofnunum. Því er mikilvægt að þar finnist farvegur fyrir samstarf og farsæl lausn í varðveislu mikilvægra landfræðilegra gagnasafna.

Þorvaldur Bragason