Í umróti breytinga á starfsumhverfi stofnana sem öðru hverju verða í stjórnkerfinu, situr oft eftir spurningin um það hver eigi skjöl og gögn eða hverjum þau gögn sem orðið hafa til eiga að tilheyra. Uppskipting stofnana er oft gerð án þess að hugað sé að öllum þáttum málsins, eins og eignarhaldi gagna. Við uppbrot á starfsemi einnar stofnunar þar sem hluti hennar er t.d. einkavæddur hafa farið burt gögn sem eru og eiga að vera eign hins opinbera og þurfa að vera áfram aðgengileg stofnunum sem og almenningi. Við að kljúfa starfsemi stofnunar í tvær eða fleiri eru skjala- og teikningasöfn oft slitin úr samhengi, en þar er stundum brotin upprunareglan sem tengist grunnlögmálum varðandi skjalavörslu. Að skipta upp stafrænum kortagögnum er auðveldara en að skipta upp safnefni í formi pappírskorta og filma.
Þegar starfsmenn færast á milli stofnana við skipulagsbreytingar vilja þeir eðlilega hafa aðgang að sama efni og áður. Það getur verið erfitt en er þó auðveldara með stafræn gögn en efni á pappír eða filmum.

Stjórnvöld sjá yfirleitt ekki til þess að lagatexti eða reglugerðir um hinar breyttu stofnanir fjalli nægilega skýrt um gagnamál. Því lendir það oftast á starfsmönnum að reyna að finna og semja um viðunandi lausnir. Þegar fjallað er um stafræn gögn við uppskiptingu stofnana er mikilvægt að skilja strax á milli og afrita gögn á tvo staði til að koma í veg fyrir vandamál síðar. Ef haldið er áfram að reka sameiginlega gagnagrunna eftir uppskiptingu á starfsemi stofnunar verður sífellt erfiðara að afmarka eignarhald gagna. Um þetta eru til þekkt dæmi frá skipulagsbreytingum í stjórnkerfinu hérlendis og er nauðsynlegt að draga af því lærdóma.

Vektor gögn og aðrar upplýsingar í landupplýsingakerfum eru flókin fyrirbæri þar sem margir geta gert tilkall til höfundar- eða eignarréttar á gögnum. Ef ekki er í upphafi starfsemi nýrrar stofnunar tekið skýrt fram hver eigi hvaða gögn er hætta á núningi og jafnvel árekstrum síðar. Birtingarmyndirnar geta verið margar. Breyttar aðferðir í kortavinnslu geta leitt af sér nýja fleti á málum þegar hefðbundin kort opinberrar stofnunar eru til dæmis skönnuð og vigruð af öðrum og sá aðili kostar og/eða vinnur vigrun gagnanna, þá verður það kostunaraðilinn sem á vigruðu gögnin, en stofnunin sem upphaflega gerði kortin hefur ekki rétt til að krefjast afhendingar þeirra.

Það er mjög mikilvægt að auðvelda yfirsýn yfir upplýsingar um kort og önnur eldri landupplýsingagögn. Þó nú um stundir sé mikil umræða um samræmingu á sviði landupplýsinga og að draga úr tvíverknaði meðal annars með nýjum lýsigagnagrunni hér á landi (Landupplýsingagátt), er þar fyrst og fremst verið að skilgreina ný eða nýleg stafræn gagnasett. Eldri gögn eru enn mikið notuð og yfirsýn yfir þau er takmörkuð og úr því þarf að bæta.

Stofnanir eða fyrirtæki á markaði eru stundum vörsluaðilar landfræðilegs efnis frá öðrum, eða geyma mikilvæg afrit af kortum og öðrum landrænum gögnum. Misjafnt er hvernig farið er með slíkt efni og hvernig geymslur eru útbúnar, en dæmi eru um að filmur og stafræn gögn hafi eyðilagst hér á landi við slæmar geymsluaðstæður, auk þess sem dæmi er um að fyrirtæki hafi hent landfræðilegum frumgögnum þar sem því bar engin lagaleg skylda til varðveislu þeirra og þeir sem leitað var til um móttöku efnisins töldu sig ekki hafa aðstæður til að yfirtaka það og koma til framtíðarvarðveislu. Slíkt má ekki gerast og á ef allt er í lagi ekki að geta gerst.

Þorvaldur Bragason