Kort í teikningasöfnum (52)

Teikningasöfn margra opinberra stofnana eru fjársjóðir af heimildum. Þau eru misstór eins og gengur og misjöfn að innihaldi, jafnvel mjög lítt skráð og skráning ekki samræmd. Þó að teikningasöfnin hafi verið skráð að einhverju leyti eru í mörgum þeirra kort sem hafa ekki verið skráð sérstaklega og því mjög erfitt að fá heildaryfirsýn yfir þau. Mikilvægt er að gera skýran greinarmun á teikningu og korti, en kortið sýnir alltaf einhvern hluta lands eða yfirborðs jarðar, afmarkanlegt með staðsetningarhnitum eða baugum, sem á yfirleitt ekki við nema um minnihluta teikninganna í safninu. Hér getur verið um að ræða mjög merkilegar heimildir fyrir mörg verkefni í samfélaginu og upplýsingar um kortin eru mikilvægur hluti af kortasögu Íslands.

Opinberum teikningasöfnum ber að skila til Þjóðskjalasafns Íslands eftir tiltekinn tíma og samkvæmt nánara samkomulagi við þá stofnun sem um ræðir í hverju tilviki. Áður en að því kemur þarf að skrá efni safnanna í svokallaða geymsluskrá og pakka síðan teikningunum inn í sýrufríar umbúðir vegna skila til safnsins. Eitt þessara safna er Teikningasafn Orkustofnunar. Samkvæmt gamalli skrá yfir safnið voru taldar vera í því um 37.500 teikningar og þar með jafnmargar skráningarfærslur, fyrir teikningar frá tímabilinu 1926-1998. Teikningarnar eru flestar varðveittar á filmum í skjalasafni Orkustofnunar, en efni úr safninu hafði til skamms tíma aldrei verið skannað kerfisbundið. Á vefsíðu OS hefur frá árinu 2012 verið mögulegt að skoða þessa gömlu skrá eins og hún kom frá fyrsta skrásetjara.

Þegar farið var að huga að skilum frumrita teikningasafns Orkustofnunar til Þjóðskjalasafns og skoða hugsanlega skönnun safnsins kom í ljós að skráin var ekki alveg tæmandi og nokkuð var um að teikningar eða kort væru ekki finnanleg. Þá var ekki hægt að sjá neins staðar hve stór hluti safnsins væru til dæmis kort, jarðlagasnið eða myndrit. Því var tekin sú ákvörðun að uppfæra og endurgera skrána yfir safnið með nokkrum viðbótarskráningaratriðum, bæði til þess að geta betur metið umfang afritunar t.d. eftir stærðarflokkum og til að geta tekið saman tölur um efnisþætti safnsins með þarfir fyrir önnur verkefni á OS og skil til Þjóðskjalasafns í huga. Þórunn E. Sighvats upplýsingafræðingur hefur unnið skráninguna og stýrt framvindu verkefnisins. Eftir endurskráninguna liggur fyrir að heildarfjöldi teikninga í safninu er tæplega 40.000. Það er athyglisvert að kort og jarðlagasnið eru rúmur þriðjungur safnsins, þar af eru einhvers konar kort um 7.500.

Stærð og umfang verkefnis sem þessa leiðir hugann að því hve langt eigi að ganga í afritun gagna áður en þau fara inn í Þjóðskjalasafn. Afritun er auðvitað mun flóknara verkefni eftir að gögnum hefur verið skilað. Stofnununum er hins vegar ekki skylt að afrita söfnin, heldur ber þeim fyrst og fremst að skila þeim skráðum og pökkuðum samkvæmt fyrirfram ákveðnum reglum. Aðgengi að upplýsingum um efni safna sem hefur verið skilað án skönnunar, verður alltaf takmarkaðra en þar sem afritun hefur farið fram fyrir skil. Dæmi um slíkt má finna hjá Orkustofnun, þ.e. skönnun Orkugrunnkorta og Jarðkönnunarkorta Orkustofnunar (um 930 titlar) sem nú eru aðgengileg í Orkuvefsjá og á vef OS vegna þess að þau voru skönnuð og skráð ítarlega áður en þeim var skilað. Því er hægt að setja upp áhugaverðar veflausnir sem eru opnar öllum á Netinu, meðal annars með aðgengi gegnum blaðskiptingar korta í kortasjám.

Ef Teikningasafn OS í heild yrði einhvern tíma sett á stafrænt form, gætu skapast möguleikar til að veita aðgengi að því á Netinu, en kostnaðurinn við skönnun og framsetningu á svo stóru safni er verulegur ef allt er talið og um það hefur ekki verið tekin ákvörðun. Eftir undirbúning, skráningu og skönnun á hluta teikningasafnsins kemur sterk upp í hugann spurningin um það hvort framtíðarsýnin um netaðgengi að teikningasöfnum sé raunhæf vegna umfangs og kostnaðar.

Um netaðgengi að upplýsingum um kortasöfn, hvort sem um er að ræða hreinræktuð kortasöfn eða afmarkaða hluta stærri teikningasafna, ættu þó að gilda önnur lögmál. Ég hef þá skoðun að skanna eigi kortasöfn og gera þau í sem mestum mæli aðgengileg gegnum þekjur í kortasjám, með samverkandi ítarlegum skrám. Þegar kort eru hluti teikningasafna ætti að taka upplýsingar um þau út sérstaklega og að lágmarki skanna kortin þannig að veita megi aðgang að heimildum um þau á Netinu.

Það krefst mikillar þolinmæði og yfirsýnar að vinna verkefni á þessu sviði og þar hefur Þórunn E. Sighvats skipulagt og unnið mikilvægt frumkvöðlastarf, sem byggir meðal annars á reynslu hennar frá meistaraverkefni við HÍ 2013 þar sem hún vann viðamikla rannsókn á sviði landfræðilegra frumgagna á stofnunum hér á landi.

Þorvaldur Bragason