Landfræðileg frumgögn í formi skjala (106)

Landfræðileg gögn fara oft í gegnum langt ferli þar til þau komast á það form sem við notum þau með almennum hætti í daglegu lífi eða sem sérfræðingar í starfstengdum verkefnum. Langflestir hafa eingöngu áhuga á notum slíkra gagna í lokagerð þeirra og endanlegu útliti, enda eru þau yfirleitt ekki á annan hátt aðgengileg almenningi. Þetta á meðal annars bæði við um kortagögn og myndgögn sem við höfum beinan aðgang að til dæmis í farsímum og á netinu, auk útgefinna korta af ýmsum gerðum. Á bak við öll þessi gögn eru upplýsingar af margvíslegu tagi í söfnum stofnana, sveitarfélaga og fyrirtækja, efni sem jafnvel fáir eru meðvitaðir um. Starfsfólk þessara safna, ef það eru þá skilgreind „söfn“ á vinnustaðnum, hefur misjafnan bakgrunn og ólíka sýn á safnkost og lítur jafnvel ekkert endilega á kort í sínu safni sem „landfræðileg gögn“, sem þurfi að skrá og varðveita á annan hátt en „venjuleg“ skjöl sem passa í hefðbundnar skúffur fyrir A4 eða fólío. Þessi landfræðilegu frumgögn eru yfirleitt fyrirferðarmeiri og þurfa stærri hirslur en eru í hefðbundnum skjalasöfnum.

Hugtakið landfræðileg frumgögn hefur verið formfest með afgerandi hætti á þessu sviði í MLIS ritgerð Þórunnar E. Sighvats árið 2013. Þar er byggt á rannsókn hennar hjá opinberum stofnunum sem taldar voru varðveita landfræðileg frumgögn í öllum helstu formgerðum, sem orðin voru 30 ára og eldri. Sem dæmi um tegundir gagna má nefna teikningar, uppdrætti og óútgefin kort af ýmsu tagi, þar á meðal skipulagskort og kort sem sýna samgöngumannvirki (vegir, hafnir, flugvellir).

Niðurstöðurnar voru mjög athyglisverðar. Þar má nefna mikið magn landfræðilegra frumgagna í stofnunum, efni sem löngu var komið á skylduskil, geymslur voru víða taldar óviðunandi, frumgögn voru oft óvarin, óafrituð og enn í daglegri notkun. Þá virtust stjórnendur almennt ekki gera sér grein fyrir ábyrgð sinni og fram kom að starfsfólk skjalasafnanna skorti þekkingu á stöðu gagnanna. Varðandi Þjóðskjalasafn Íslands sem aðila í rannsókninni, kom fram að nokkuð skorti á yfirsýn yfir stöðu gagnanna í stofnunum og talmarkaðir möguleikar taldir á að þar væri mögulegt að taka við hinum landfræðilegu frumgögnum og gangasöfnum í skylduskil samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn. Þórunn ritaði athyglisverða grein um rannsóknina, sem birt var í „Bókasafninu“ árið 2015, undir titlinum: ,,Þjóðin verður að búa betur að sögu sinni. Rannsókn á landfræðilegum frumgögnum íslenska ríksins“.

Af fyrrnefndum niðurstöðum má ráða að víða þurfi að taka til hendinni. Mikilvægt er að skipuleggja aðgerðir á þeim stofnunum sem varðveita mikilvægustu kortaflokkana með það markmið að þau verði skráð, skönnuð og frumteikningarnar varðveittar í framhaldi af því í öruggri geymslu á Þjóðskjalasafni Íslands. Skrárnar og skannarnirar þarf síðan að gera aðgengilegar með einhverjum hætti fyrir aðra, helst í netlausnum. Í þessu efni þarf ekki að byrja á byrjunarreit þar sem mikil reynsla er til hér á landi varðandi slík verkefni. Má sem dæmi þar um vísa á aðra grein Þórunnar E. Sighvats „Yfirlitsgrein um skráningu og skönnun landfræðilegra frumheimilda. Hvernig ber skrásetjarinn sig að?“ sem birtist í Bókasafninu 2017. Þar er farið skref fyrir skref í gegnum það sem mikilvægast þykir að gera og hvað þarf helst að varast við skráningu, skönnun og pökkun gagnanna. Höfundur hefur í störfum sínum hjá Landmælingum Íslands og síðan hjá Orkustofnun á nálægt tveimur áratugum aflað sér mikillar reynslu í vinnu og námi varðandi skráningu margvíslegra landfræðilega gagna. Eitt lykilatriðið úr niðurstöðum hennar er að til þess að varðveisla landfræðilegra frumgagna fái framgang í stjórnkerfinu þurfi yfirmenn stofnana að gera sér grein fyrir lögbundinni ábyrgð sinni í að sjá til þess að frumrit og safnefni sé skráð og tryggilega varðveitt fyrir komandi kynslóðir, eftir þeim leiðum sem löggjafinn segir til um (sbr. lög um opinber skjalasöfn nr. 77/2014) . Skráning og skönnun hins yfirgripsmikla  teikningasafns Orkustofnunar (yfir 38.000 teikningar, kort, þversnið, myndrit o.fl.) sem Þórunn hefur nýlega lokið við er gott dæmi um verkefni þar sem allt fer saman. Þar kemur til góð þekking og reynsla starfsmanns, skilningur innan stofnunar á mikilvægi varðveislu og vilji til að veita slíkum langtímaverkefnum brautargengi.

Þorvaldur Bragason