Um þessar mundir er verið að undirbúa stærstu sameiningar stofnana í íslenska stjórnkerfinu til þessa, þar sem til stendur að fækka stofnunum umhverfis-, orku og loftslagsráðuneytisins í þrjár. Sagt hefur verið að hættulegustu tímarnir fyrir landfræðileg gagnasöfn í varðveislu á stofnunum og í fyrirtækjum séu þegar þau eru flutt úr einu húsnæði í annað og/eða þegar starfseminni er breytt.

Slíkir tímar koma reglulega upp hér á landi, þegar stofnanir hafa til dæmis verið fluttar út á land, þær verið sameinaðar öðrum sem heild eða þeim skipt upp í smærri einingar sem hafa síðan sameinast öðrum ólíkum stofnunum. Við þessar breytingar hafa oft orðið umskipti í starfsmannahaldi, reyndir starfsmenn hafa hætt og nýir tekið við sem eru þá oft ekki kunnugir þeim eldri gögnum sem um er að ræða. Þeir þekkja jafnvel ekki hvernig þau urðu til og hvert eðli þeirra er, en gerð margvíslegra eldri kortagagna (kort, loftmyndir, eldri gervitunglagögn og ýmis eldri stafrænt unnin kortagögn) kom til áður en stafræn tækni til vinnslu þeirra komst í almenna notkun. Við flutninga eru stofnanir yfirleitt færðar í minna húsnæði, sem þýðir oft bæði minna vinnurými fyrir starfsfólk og minni geymslur, en við það er hætta á að gögnum sé hent.

Þegar ákveðið er að breyta starfsemi eða staðsetningu stofnana eru ákvarðanirnar yfirleitt teknar af starfsfólki ráðuneyta og forstjórum stofnananna sem í hlut eiga. Þarna er yfirleitt góð þekking á öllum krókum og kimum stjórnsýslunnar og er markmiðið oft að hagræða og breyta samskiptaferlum ráðuneytanna við stofnanirnar, sem á oft rétt á sér og þykir eðlilegt. Fæstir hafa hins vegar náð að leggja sig sérstaklega eftir því að kynnast því hvað felst í hinum eiginlegu gagnasöfnum stofnananna og því er venjulega ekki tekin ákvöðrðun um hvað verður um gögnin eftir skipulagsbreytingarnar og flutninga í framhaldi af því. Þau vandamál eru oftast skilin eftir fyrir aðra starfsmenn að leysa og þá gjarnan eftirá í stað þess að taka umræðuna um gögnin og afdrif þeirra strax inn í umræðuna á fyrri stigum. Í besta falli eru á stofnununum reyndir starfsmenn sem þekkja til, en í mörgum tifellum eru þeir sem best þekktu til horfnir af vettvangi, hættir og/eða komnir á eftirlaun. Í slíkum tilfellum er mikilvægt að leita sjónarmiða hjá eldri starfsmönnum og fá hjá þeim tímabundnar ráðleggingar til að koma í veg fyrir möguleg mistök. Ráðuneyti þurfa að hvetja og styðja stofnanir til að huga vel að þessum málum í tíma.

Þjóðskjalasafni og Landsbókasafni er samkvæmt lögum ætlað að geyma og varðveita grunnheimildir samfélagsins sem þau reyna að gera eins vel og hægt er, en þessi tvö lykilsöfn landsins hafa hins vegar samkvæmt lögum engum skyldum að gegna við að gera gögnin aðgengileg á netinu. Það er hins vegar að verða krafa sérfræðinga og almennings að sem allra mest af safnefni stofnana verði aðgengilegt með samræmdum hætti á netinu, en þar vantar verulega á þegar um kortagögn er að ræða. Sé kortagögnum skilað til lykilsafnanna áður en þau eru skönnuð og afrit þeirra birt á netinu, er allt eins líklegt að þau komi aldrei fyrir almenningssjónir, heldur verði notendur að fara á söfnin og hlíta þunglamalegum reglum um aðgengi á lestrarsölum. Þess vegna er gríðarlega mikilvægt að skanna og skrá kortagögn og gera þau aðgengileg á netinu áður en þeim er skilað til langtímavarðveislu. Það tryggir einnig að ekki þurfi að meðhöndla frumgögnin nema í undantekningartilfellum á söfnunum. Stofnanirnar hafa hins vegar hvorki nægilega hvata eða lagaskyldu til að vinna þá innanhússvinnu sem þarf og þekking á eldri gögnum og möguleikum til framsetningar á netinu hjá hinum ýmsu stofnunum er mismunandi. Það er því algerlega komið undir sérfræðingum stofnananna og velvilja og skilningi forstöðumanna á hverri stofnun hvernig að slíku er staðið.

Margar stofnanir og fyrirtæki hafa sinnt þessum verkefnum vel og má þar nefna Orkustofnun, Landmælingar Íslands og Landsbókasafn (landkönnun.is). Orkustofnun hefur staðið mjög vel að því að setja mikið efni eldri gagnasafna á netið og hefur nánast lokið skönnun og birtingu kortagagna sinna á netinu. Landmælingar og Landsbókasafn hafa einnig staðið vel að málum, en þar er þó á báðum stöðum enn nokkuð verk að vinna á þessu sviði. Aðrar stofnanir eiga lengra í land að þessu leyti með sín kortagögn. Í hópi einkafyrirtækja hafa Loftmyndir ehf. staðið mjög vel að málum, bæði með að veita aðgengi að yfirlitsmyndum um loftmyndir fyrirtækisins á netinu og að koma öllum frumfilmum sínum til varðveislu í Þjóðskjalasafni.

Þó langt sé um liðið er því miður vitað um að kortagögnum í fórum fyrirtækis hafi verið fargað vegna þess að engin opinber stofnun eða safn hafði fengist til að taka við þeim, en engin lagaleg varðveisluskylda er hjá einkageiranum að þessu leyti. En einnig er til dæmi um það að náðst hafi að koma í veg fyrir að slíkum gögnum væri hent.

Nýlega voru kynntar hugmyndir umhverfis-, orku og loftslagsráðuneytisins um mjög miklar breytingar á starfsumhverfi stofnana ráðuneytisins þar sem stofnununum undir ráðuneytinu á að fækka niður í þrjár með sameiningum og þar af er ein þeirra, “Náttúruvísindastofnun”, sem setja á saman úr fimm stofnunum. Ekki eru dæmi í íslenskri sögu um að svo margar stofnanir sameinist í einu og er ekki ólíklegt að flækjustigið við sameininguna í því tilfelli geti orðið hátt, eldri dæmi um flutninga, sameiningar og uppskiptingar stofnana sýna að það þarf oft minna til að skapa flækjur í breytingaferlum. Hér er um að ræða mjög ólíkar stofnanir sem eiga mikið af landfræðilegum gögnum og er fyllsta ástæða til að ráðuneytið taki strax í vinnuferlinu upp umræðu um gagnamálin út frá varðveislu þeirra og aðgengi eftir breytingarnar, en skilji umræðuna ekki eftir og voni að allt bjargist. Það er nefnilega engin trygging fyrir því að eftir breytingarnar verði fólk með þekkingu á eldri kortagögnum í vinnu hjá hinum nýju stofnunum eða fáanlegt til að koma í íhlaupavinnu til að bjarga sértækum málum sem upp kunna að koma.

Verðmæt gögn sem safnað hefur verið fyrir almannafé oft á margra áratuga tímabili og eru í mörgum tilfellum einu heimildirnar um ákveðna breytingasögu á yfirborði landsins og nauðsynlegar upplýsingar vegna samanburðarrannsókna, mega ekki enda í Sorpu! Það að gögnin hafi verið komin í of lítið húsnæði og enginn starfsmaður á stofnuninni þekkti gildi þeirra og mikilvægi er engin afsökun fyrir slíkum slysum. Þá er rétt að nefna að það er brot á lögum að farga gögnum af þessu tagi án samráðs við Þjóðskjalasafn Íslands.

Þorvaldur Bragason