Lengi hefur það verið þekkt að ýmsir áhrifavaldar í innra umhverfi stofnana hafa áhrif á varðveislumöguleika gagna. Gerðar hafa verið rannsóknir um allan heim á því hvernig beri að tryggja örugga varðveislu í söfnum og geymslum og eru það á margan hátt margslungin fræði, sem eiga þó jafnt við landræn gögn sem önnur.

Þegar litið er á geymsluaðstæður, skipta mestu máli þættir eins og hita- og rakastig í geymslurýminu, öryggiskerfi, eldvarnir og síðan meðhöndlun frumgagna í daglegri vinnslu, en einnig ræður efnisgerðin miklu (pappír, filmur, stafrænt). Þá má nefna að stafræn gögn eru geymd á hinum ólíkustu gagnamiðlum (segulbönd, kassettur, geisladiskar, flakkarar, harðir diskar), á ólíkustu skráarformum (t.d. tiff, jpg, pdf), en víða hefur hugbúnaður, drif og annar tölvubúnaður til að meðhöndla, vinna með og ná út eldri gögnum, verið tekinn úr notkun eða verið hent.
Því er oft mjög dýrt og flókið, jafnvel ómögulegt að nýta eða skoða eldri gögn sem þó eru til. Nokkur hluti þeirra gagna sem við þekkjum í dag mun því verða ónýtanlegur með öllu á næstu árum og ólíklegt er að það verði eingöngu sá hluti sem við teljum að megi grisja. Því þarf að koma við reglubundinni og skipulegri afritatöku þar sem valið hefur verið af kostgæfni hvað á að geyma..

Margt ber að varast og oft hafa orðið óhöpp vegna þess að gögn hafa verið sett í geymslur sem voru hugsaðar fyrir aðra gerð gagna. Þar má taka dæmi um loftmyndir og gervitunglagögn. Loftmyndafilmur ættu að geymast í kældum geymslum, jafnvel í frosti ef hugað er að langtímavarðveislu þeirra, en ekki er vitað til að neinar íslenskar loftmyndafilmur séu geymdar við slíkar kjöraðstæður. Á síðustu misserum hefur stafræn loftmyndataka farið vaxandi, en slík gögn má ekki geyma í eins miklum kulda og filmurnar. Þar er til þekkt erlent dæmi um það þegar segulbönd með Landsat gervitunglagögnum frá áttunda áratug síðustu aldar voru geymd í frysti og skemmdust illilega við það. Var mjög erfitt og kostnaðarsamt að afrita gögnin til að ná þeim til baka, sem tókst ekki að fullu. Við slíkar aðstæður getur ómetanlegt efni eyðilagst.

Í höfuðsöfnum landsins eru eldtraustar, hita- og rakastilltar geymslur, en um slíkt er ekki að ræða hjá öllum stofnunum. Fyrir nokkrum árum voru athugaðar geymsluaðstæður þar sem landfræðileg gögn eru geymd hjá stofnunum. Margar stofnanir höfðu yfir að ráða eldtraustum, hita- og rakastilltum geymslum, en landfræðilegu gögnin voru ekkert endilega geymd í þeim heldur einhver önnur skjöl eða gögn. Til að tryggja varðveislu ákveðinna gagnaflokka við kjöraðstæður, þarf þó ekki endilega að byggja nýjar geymslur. Ef litið er t.d. til loftmyndafilma þá eru til mjög góðar geymslur hér á landi sem gerðar eru fyrir svipað efni, það er kvikmyndafilmur í Kvikmyndasafni Íslands. Hvernig væri að skoða það hvort ekki mætti leigja þar rými og tryggja með því varðveislu íslenskra loftmyndafilma? Aðstæðurnar ættu þá að geta orðið eins og best verður á kosið.

Þorvaldur Bragason